Mes astuces productivité au travail : pour faire plus en travaillant moins !

Il est 9h02. Vous ouvrez votre boîte mail : 47 messages non lus.
Teams clignote. Jira notifie sans s’arrêter. Deux appels arrivent simultanément.
➜ Vous venez à peine d’arriver et votre journée vous semble déjà être un enfer ! 😬

Cette matinée-là ressemble à tant d’autres ?
Alors, c’est le signe qu’il est temps de changer vos habitudes !
J’ai tellement vécu cette situation qu’est né de cette frustration l’envie de trouver des solutions pour travailler mieux et plus vite, mais aussi me fatiguant moins.

Dans cet article, je vous partage ma transformation personnelle. Mes meilleures astuces de travail, celles que j’ai conservées, suite à mes nombreuses années de terrain dans de grandes entreprises : Allianz, TDF, AFD, Louboutin, Eutelsat, Enedis, Bouygues Telecom, Natixis, Société Générales, etc.
J’aborderai ma routine du matin et la manière dont j’utilise les outils de bureautique, en passant par la matrice d’Eisenhower. Enfin, je vous donnerais mon avis sur le travail en multi-tâches.

Mon objectif est simple : faire plus en travaillant moins ! 

« Working smart is better than working hard. »

Ma routine du matin qui change tout

Avant de plonger dans les e-mails, je me réserve 15 minutes de mise en route.
Ce rituel du matin structure ma journée. Elle m’évite de subir les urgences des journées précédentes.

Ma séquence du matin ressemble à ça :

1. Je parcours rapidement mes e-mails : uniquement pour détecter les vraies urgences.
2. Je consulte mes tâches Outlook : je priorise la journée en 5 minutes.
3. Je vérifie Teams : un coup d’œil sur les messages importants, pas plus.
4. Je prends mon café : parce que certaines routines ne se négocient pas. ☕
   Ce café représente ma première gratification de la journée.

➜ J’effectue ce rituel chaque matin. Il m’a permis de réduire ma sensation de surcharge, tout en commençant positivement ma journée.

Mes 10 astuces incontournables dans Outlook

Outlook est l’un des outils que j’utilise le plus, pour traiter les e-mails et l’agenda…
Mais pas que pour cela ! Je vous explique :

Voici mes 10 astuces qui ont le plus impacté ma productivité au travail :

#1 – Adoptez le « zéro inbox » avec seulement 2 dossiers

Pendant longtemps, je rangeais soigneusement tous mes e-mails dans dizaines de dossiers dans ma boîte e-mail: un par projet, un par client, un par équipe…
Résultat : je passais un temps fou à classer ! Un travail laborieux pour pas grand chose, in fine.

Aujourd’hui, j’utilise 2 dossiers uniquement :

• Archives : tous les messages lus et traités.
• Notifs : toutes les notifications automatiques (JIRA, Confluence, Outlook).

L’objectif est d’avoir 0 message dans sa boîte principale en fin de journée.
Cette satisfaction visuelle, aussi simple soit-elle, libère mentalement.
Et, croyez-moi, ça change tout !

➜ Ma boîte Outlook est ainsi réduite à l’essentiel : 2 dossiers ‘Archives’ et ‘Notifs’. C’est tout !
Je fais au plus simple.

#2 – Automatisez le tri avec des règles intelligentes

Les règles Outlook sont des actions automatisées qui trient vos e-mails à votre place !
C’est l’équivalent d’un assistant virtuel qui classe tout en votre absence.

Je vous recommande d’en créer au minimum 3 actions.

1. Allez dans Gérer les actions rapides → cliquez sur « Nouveau« .
2. Sélectionnez  « Nouveau » ► « Déplacer vers un dossier ».
3. Choisissez le dossier cible (ex : Archives).
4. Dans « Options« , définissez votre combinaison de touches (ex : Ctrl+Maj+1 dans mon cas).

Sélectionnez « Déplacer vers un dossier » comme type d’action rapide.

#4 – Identifiez vos e-mails et réunions grâce aux couleurs

Les catégories Outlook permettent d’associer une couleur à chaque type de sujet.
En un coup d’œil sur l’agenda, je sais instantanément ce qui m’attend.
C’est l’équivalent d’un agenda papier, mais automatisé.

#5 – Bloquez des créneaux pour le travail personnel

Sans créneaux bloqués dans l’agenda, les réunions s’enchaînent sans interruption, à un rythme effréné.
Pour éviter la saturation, je réserve systématiquement des plages horaires dédiées à mon travail individuel.

En gros, ce sont des rendez-vous avec moi-même que je nomme « temps pour moi« , en jaune.
Avantages : réserver du temps pour moi afin de travailler sur un sujet donné, tout en signalant à mes collègues que je suis occupé durant ce créneau.

#6 – Utilisez les drapeaux de tâches pour ne rien laisser passer

Dans l’agitation du quotidien, un e-mail reçu ne peut pas toujours être traité immédiatement.
Plutôt que de le laisser traîner dans la boîte principale (cf. le zéro inbox ci-dessus), je le marque avec un drapeau et je lui assigne une date d’action.
Il devient, par conséquent, une tâche dans ma ToDo list Outlook.

Croyez-moi ! C’est le moyen le plus fiable de ne rien oublier.
Votre cerveau n’est pas un système de stockage, utilisez Outlook pour l’être à votre place.

#7 – Devenez un maître de la priorisation

La priorisation des tâches est l’une des compétences les plus sous-estimées au travail.

La matrice d’Eisenhower classe chaque tâche selon 2 axes : urgence et importance.
Le principe est simple :

• Urgent + Important → À faire maintenant.
• Important, pas urgent → À planifier (c’est là que se cache la vraie valeur).
• Urgent, pas important → À déléguer si possible.
• Ni urgent ni important → À éliminer sans hésitation.

La matrice d’Eisenhower : l’outil de priorisation des tâches préféré des professionnels agiles.

Tout ce qui est urgent n’est pas forcément important. Et inversement.
Cette distinction change radicalement votre organisation de la journée de travail.

#8 – Traitez immédiatement ce qui prend 2 minutes

Inspiré de la méthode GTD (Getting Things Done), ce principe est redoutablement efficace.
Si une tâche peut être exécutée en moins de 2 minutes, faites là sur-le-champ. Ne la notez pas. Ne la planifiez pas. Ne l’ajoutez pas à votre liste.
Exemples concrets : remplir son compte-rendu d’activité, répondre à une question simple, accorder un accès à un service.
Le temps passé à noter et gérer la tâche dépasse le temps de l’exécuter !

#9 – Mangez la grenouille chaque matin

« Si c’est votre devoir de manger une grenouille, autant le faire dès le matin. » – Mark TWAIN

En termes de productivité au travail, « la grenouille » c’est votre tâche la plus difficile ou la plus désagréable de votre journée.
Le matin, votre énergie mentale est à son maximum. Il faut en profiter ! Commencez donc par ce qui est le plus pénible, et tout le reste de la journée vous semblera plus facile.
Sinon, cette tâche pèsera sur votre esprit jusqu’au soir, et en plus vous ne l’aurez toujours pas faite !

➜  « Eat the frog » : ma règle d’or pour démarrer chaque journée du bon pied.

#10 – Exploitez Copilot IA directement dans Outlook

Depuis peu, un assistant IA Copilot (l’IA de Microsoft) est disponible directement dans MS Outlook, d’Office 365.
Cet assistant analyse vos messages, identifie les urgences et synthétise les fils de discussion en quelques secondes.

C’est comme avoir un assistant qui lit vos mails à votre place, et qui ne se plaint jamais. 😄

Pour l’utiliser, c’est simple :

1. Connectez-vous via votre navigateur : outlook.office.com (Oui, faut avoir la licence Office 365 avec Copilot)
2. Cliquez sur l’icône Copilot pour ouvrir le chat IA.
3. Posez votre question : « Résume les mails urgents du jour. » (par exemple)

MS Word : votre mémoire de travail dans un doc !

Je n’utilise pas Word uniquement pour les documents formels.
Depuis des années, je tiens un fichier Word unique
qui centralise l’ensemble de mes notes et comptes-rendus de réunion.

➜ Mon doc Word est ma mémoire de travail.Un seul fichier textes + images Word pour centraliser tous les comptes-rendus et mes notes personnelles.

• Centralisation : toutes les réunions au même endroit, dans l’ordre chronologique.
• Recherche ultra-rapide : Ctrl+F retrouve n’importe quel sujet en 2 secondes.
• Confidentialité : le fichier peut être protégé par mot de passe.
• Modèle réutilisable : j’utilise le raccourci /more pour insérer automatiquement ma trame de compte-rendu.

MS Teams : la barre de recherche, votre alliée secrète

On l’utilise pour les réunions et les messages. Mais la barre de recherche Teams est bien plus puissante.
Elle retrouve n’importe quel fichier, message ou document échangé sur Teams, même plusieurs mois en arrière.

Un mot-clé dans la barre Teams, et l’information est retrouvée en quelques secondes.

Un mot-clé suffit !

➜ Résultat : Fini les 10 minutes passées à naviguer entre canaux Teams, conversations et onglets fichiers pour retrouver le compte-rendu de la réunion d’il y a 6 semaines ! Votre temps est optimisé !  😉

Le multitasking est un écueil. Voici pourquoi…

Beaucoup de professionnels portent le multi-tâche comme un trophée : « Je gère plusieurs sujets en même temps. »

J’ai, moi aussi, cru à ce mythe !
Sauf que les neurosciences sont formelles et c’est décevant : le cerveau ne fait pas de « vrai » multitasking.
Il alterne rapidement entre les tâches, en perdant du temps à chaque transition.

Les conséquences sont réelles et mesurables :

• 23 minutes pour retrouver sa pleine concentration après une interruption (Université de Californie à Irvine).
• Augmentation significative du taux d’erreurs sur les tâches complexes.
• Fatigue cognitive accélérée dès le milieu d’après-midi.

Le sentiment d’être productif lorsqu’on jongle entre 5 onglets est une illusion.
On est occupé. C’est certain. Mais on accomplit moins.

➜ La vraie productivité au travail ressemble à ça : une tâche à la fois, menée jusqu’au bout, avant de passer à la suivante.
(Ceux, parmi vous, qui connaissent kanban comprendront ce que je veux dire !)
Profitez-en aussi pour supprimer toutes les notifications envahissantes sur votre PC et votre mobile ! 😊

Conclusion : travailler intelligemment avant de travailler plus

La productivité au travail ne consiste pas à courir toute la journée comme un hamster dans sa roue.
Elle consiste avant tout à avancer dans la bonne direction, avec les bons outils, selon les bonnes priorités.

En automatisant ce qui peut l’être, en bloquant du temps pour ce qui compte, en priorisant grâce à la matrice d’Eisenhower et en abandonnant le mythe du multitasking, vous gagnez du temps, de l’énergie, l’efficacité et de la satisfaction personnelle.

L’objectif n’est pas de finir épuisé en se disant « je n’ai pas arrêté une seconde ». C’est de terminer satisfait en se disant : « j’ai accompli ce qui comptait vraiment aujourd’hui ! »

➜ Toutes ces pratiques créent moins d’agitation et plus de résultats.
C’est cela, selon moi, la productivité durable ! 😊

Avez-vous aimé cet article ?

J’espère que cet article plus personnel que d’habitude vous aura plu.
Si c’est le cas, je vous invite à le commenter, à liker, à le partager pour nourrir les échanges entre professionnels 👇.

…………………… ✂……………………………… ✂………………………………… ✂……………………

Envie d’aller plus loin ?

• IA : une menace pour les agilistes et les Scrum Masters ?
• Cynefin : Améliorez votre prise de décision en entreprise
• L’utilité du minimalisme dans l’approche agile
• OKR : Pourquoi devez-vous les utiliser ?

…………………… ✂……………………………… ✂………………………………… ✂……………………

En quoi puis-je vous aider ? Parlons-en !

Je suis Martial SEGURA, Coach Produit & Delivery Agile IA
au sein du cabinet de conseil Oeil de Coach.

« J’aide les organisations à mieux décider, à fluidifier leur delivery et à renforcer l’autonomie de leurs équipes, en intégrant l’IA là où elle apporte une valeur concrète. »

Mon approche pragmatique associe écoute du terrain, vision produit, coaching des équipes et des dirigeants, évolution du modèle opérationnel et déploiement de pratiques agiles à l’échelle. J’accompagne également l’intégration de l’IA générative dans les pratiques de delivery pour faciliter l’analyse et la coordination, éclairer les décisions et améliorer la qualité des livrables.

J’interviens du cadrage à la livraison dans des environnements complexes et règlementés, avec une attention particulière aux exigences non fonctionnelles (NFR), notamment la sécurité, la performance et la conformité.

➜ Contactez moi pour aller plus vite ensemble : https://www.linkedin.com/in/martialsegura/